Dans le cadre d’une collaboration administrative, la confiance est la clé de toute relation efficace. En tant qu’assistante administrative indépendante, je comprends parfaitement les craintes que peuvent avoir mes clients à me confier des informations sensibles, comme leurs codes d’accès ou documents confidentiels.
Pour garantir une sécurité totale et une tranquillité d’esprit, plusieurs mesures sont mises en place :
- PROFILS MANDATAIRES :
Vous avez la possibilité de transmettre vos propres codes d'accès à votre assistante. Mais il est plutôt recommandé de lui créer un "accès mandataire" indépendant du votre, pour lequel vous pouvez choisir les fonctions auxquelles votre assistante aura accès et celles dont vous souhaitez avoir l'exclusivité. (Ex : possibilité ou impossibilité de réaliser un virement bancaire sur l'application de votre banque)
- CLAUSE de CONFIDENTIALITÉ :
Par défaut, il est inscrit dans les pratiques professionnelles de toute assistante indépendante qu'elle est soumise au secret professionnel. Si la clause de confidentialité ne figure pas dans ses CGV, vous pouvez demander que cette clause soit mentionnée dans le contrat de prestation de services.
- PROPRIÉTÉ des DOCUMENTS :
vos fichiers et informations restent votre propriété, dans des conditions claires qui doivent être définies dans les CGV de l'assistante.
- GESTION SÉCURISÉE des DONNÉES :
Il est important et recommandé au client de s'assurer que l'assistante utilise un système de sauvegarde et un gestionnaire de mots de passe fiables, garantissant que toutes vos informations et vos identifiants restent protégés.
- TRANSPARENCE de la FACTURATION :
Le métier d'assistante indépendante n'étant pas réglementé, aucune obligations n'est exigé s'agissant de leur système de facturation. Pour plus de transparence sur votre facture, il est recommandé de privilégié une assistante qui utilise un trackeur de temps pour suivre précisément le travail effectué pour vous.
- RÉVISION des TERMES de votre COLLABORATION :
les conditions de notre partenariat peuvent être ajustées à tout moment pour répondre à vos besoins et évoluer avec vos projets.
- ENTRETIEN et INFORMATION de l'AVANCEMENT :
Un rendez-vous téléphonique hebdomadaire vous permettra de faire le point sur l'avancement de la réalisation des tâches déléguées à votre assistante et de voir comment optimiser les process mis en place.
A minima, un entretien annuel, téléphonique ou une rencontre, aura pour intérêt de faire le bilan de l'année écoulée et de lui faire part de vos nouveaux projets et objectifs pour anticiper les besoins futurs.
L'objectif de votre assistante est simple : elle doit vous offrir une collaboration efficace et sécurisée, basée sur une confiance totale, afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier, en laissant la gestion administrative entre de bonnes mains.
